Xác định đúng nhu cầu đào tạo là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh đầu tư vào những chương trình không phù hợp với công việc thực tế. Khi nhu cầu được xác định rõ, doanh nghiệp có thể lựa chọn đúng đối tượng, nội dung và hình thức đào tạo, đồng thời dễ dàng đánh giá kết quả sau chương trình.
Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “nhân viên cần học gì?”, doanh nghiệp nên xác định từ những vấn đề đang tồn tại: nhân sự đang thiếu năng lực nào, công việc đang gặp khó khăn ở đâu và những năng lực nào cần được bổ sung để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Nhu cầu đào tạo nhân sự là gì?
Nhu cầu đào tạo nhân sự là khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân viên và năng lực cần có để hoàn thành công việc hoặc đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Khoảng cách này có thể liên quan đến nhiều yếu tố như:
- Kiến thức chuyên môn.
- Kỹ năng thực hiện công việc.
- Khả năng sử dụng công cụ và công nghệ.
- Kỹ năng quản lý.
- Kỹ năng giao tiếp và phối hợp.
- Khả năng thích ứng với quy trình mới.
- Năng lực ứng dụng kiến thức vào công việc.
Ví dụ, doanh nghiệp triển khai một hệ thống quản lý mới nhưng nhân viên chưa biết cách sử dụng. Khi đó, nhu cầu đào tạo không đơn thuần là “học công nghệ” mà là giúp nhân viên có đủ năng lực sử dụng hệ thống trong công việc thực tế.
Vì sao doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu đào tạo?
Không phải mọi vấn đề về hiệu suất đều có thể giải quyết bằng đào tạo.
Một nhân viên làm việc chưa hiệu quả có thể do thiếu kiến thức, nhưng cũng có thể do quy trình chưa rõ ràng, công cụ chưa phù hợp, khối lượng công việc quá lớn hoặc mục tiêu chưa được phân bổ hợp lý.
Nếu doanh nghiệp xác định sai nguyên nhân, chương trình đào tạo có thể không giải quyết được vấn đề ban đầu.
Xác định đúng nhu cầu giúp doanh nghiệp:
- Tránh đào tạo dàn trải.
- Tập trung vào năng lực thực sự cần cải thiện.
- Sử dụng ngân sách hiệu quả hơn.
- Lựa chọn đúng đối tượng học.
- Xây dựng nội dung sát với công việc.
- Dễ dàng đánh giá kết quả sau đào tạo.
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ vấn đề nào?
Một cách hiệu quả để xác định nhu cầu là bắt đầu từ những vấn đề đang ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể xem xét các câu hỏi:
- Bộ phận nào đang gặp khó khăn trong công việc?
- Công việc nào thường xuyên xảy ra lỗi?
- Nhân viên đang thiếu kỹ năng nào?
- Có nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến?
- Có công nghệ hoặc quy trình mới cần triển khai không?
- Năng lực hiện tại có đáp ứng mục tiêu sắp tới không?
Ví dụ, nếu đội ngũ kinh doanh có tỷ lệ chuyển đổi thấp, doanh nghiệp không nên mặc định rằng nhân viên cần học thêm “kỹ năng bán hàng”. Cần phân tích sâu hơn để xác định vấn đề nằm ở tìm kiếm khách hàng, tư vấn, xử lý phản đối, theo dõi cơ hội hay sử dụng hệ thống CRM.
Từ đó, nhu cầu đào tạo mới được xác định cụ thể.
Phân tích khoảng cách năng lực của nhân sự
Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp cần so sánh giữa năng lực hiện tại và năng lực mong muốn.
Có thể sử dụng bảng đơn giản:
| Năng lực | Hiện tại | Yêu cầu | Khoảng cách |
|---|---|---|---|
| Sử dụng Excel | Cơ bản | Thành thạo | Cao |
| Phân tích dữ liệu | Chưa có nền tảng | Có khả năng phân tích | Cao |
| Thuyết trình | Khá | Tốt | Trung bình |
| Sử dụng AI | Chưa có kinh nghiệm | Ứng dụng trong công việc | Cao |
| Quản lý công việc | Cơ bản | Chủ động quản lý | Trung bình |
Bảng này giúp doanh nghiệp nhìn rõ năng lực nào đang thiếu và mức độ cần cải thiện.
Tuy nhiên, không nhất thiết phải đào tạo tất cả các năng lực có khoảng cách. Doanh nghiệp cần tiếp tục xác định mức độ ưu tiên.
Xác định nhu cầu đào tạo theo từng nhóm nhân sự
Mỗi nhóm nhân sự có thể có nhu cầu khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên tránh xây dựng một chương trình giống nhau cho toàn bộ nhân viên nếu nội dung không thực sự phù hợp.
Nhân sự mới
Có thể tập trung vào:
- Kiến thức về doanh nghiệp.
- Quy trình làm việc.
- Công cụ sử dụng trong công việc.
- Kiến thức chuyên môn nền tảng.
- Quy định và tiêu chuẩn nội bộ.
Nhân viên chuyên môn
Nhu cầu thường tập trung vào việc nâng cao năng lực nghiệp vụ, cập nhật công nghệ hoặc cải thiện khả năng xử lý các nhiệm vụ phức tạp.
Nhân sự quản lý
Có thể cần phát triển:
- Kỹ năng quản lý đội nhóm.
- Phân công và kiểm soát công việc.
- Đánh giá hiệu suất.
- Giao tiếp và phản hồi.
- Ra quyết định.
- Quản lý thay đổi.
Nhân sự chuẩn bị đảm nhận vị trí mới
Nhóm này cần được đào tạo những năng lực liên quan trực tiếp đến vai trò mới để có thể chuyển đổi công việc thuận lợi hơn.
Thu thập thông tin từ nhiều nguồn
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào ý kiến của phòng nhân sự khi xác định nhu cầu đào tạo.
Thông tin có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau.
Trao đổi với quản lý
Quản lý trực tiếp thường hiểu rõ những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong quá trình làm việc.
Có thể đặt các câu hỏi như:
- Nhân viên đang yếu ở nhiệm vụ nào?
- Kỹ năng nào cần cải thiện?
- Những lỗi nào xuất hiện thường xuyên?
- Đội ngũ cần bổ sung năng lực gì trong thời gian tới?
Khảo sát nhân viên
Nhân viên có thể trực tiếp chỉ ra những kiến thức hoặc kỹ năng mà họ cảm thấy còn thiếu.
Tuy nhiên, kết quả khảo sát nên được kết hợp với đánh giá của quản lý và dữ liệu công việc thay vì sử dụng riêng lẻ.
Phân tích kết quả công việc
Đây là nguồn thông tin quan trọng để xác định nhu cầu thực tế.
Doanh nghiệp có thể xem xét:
- KPI.
- Doanh số.
- Tỷ lệ lỗi.
- Thời gian xử lý công việc.
- Chất lượng sản phẩm.
- Phản hồi của khách hàng.
- Kết quả đánh giá nhân sự.
Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp xác định vấn đề cụ thể thay vì chỉ dựa trên cảm nhận.
Xác định nhu cầu đào tạo trong tương lai
Nhu cầu đào tạo không chỉ xuất phát từ những vấn đề hiện tại.
Doanh nghiệp cũng cần xem xét những thay đổi có thể xảy ra trong thời gian tới.
Ví dụ:
- Triển khai công nghệ mới.
- Thay đổi quy trình.
- Mở rộng thị trường.
- Ra mắt sản phẩm mới.
- Thay đổi mô hình kinh doanh.
- Mở rộng quy mô đội ngũ.
- Xuất hiện yêu cầu mới từ khách hàng.
Đặc biệt, khi AI và các công nghệ số ngày càng được đưa vào công việc, doanh nghiệp có thể cần đánh giá lại năng lực của đội ngũ để xác định những kỹ năng cần bổ sung.
Ưu tiên nhu cầu đào tạo nào trước?
Sau khi thu thập thông tin, doanh nghiệp có thể sẽ có rất nhiều nhu cầu khác nhau. Không nên triển khai tất cả cùng lúc.
Có thể đánh giá theo ba yếu tố:
| Tiêu chí | Câu hỏi cần xem xét |
|---|---|
| Mức độ ảnh hưởng | Vấn đề ảnh hưởng đến công việc như thế nào? |
| Mức độ cấp thiết | Có cần giải quyết ngay không? |
| Khả năng ứng dụng | Sau đào tạo nhân sự có thể áp dụng trực tiếp không? |
Những nhu cầu vừa có ảnh hưởng lớn, vừa cấp thiết và có khả năng áp dụng cao nên được ưu tiên trước.
Chuyển nhu cầu thành mục tiêu đào tạo
Xác định nhu cầu mới chỉ là bước đầu. Doanh nghiệp cần chuyển nhu cầu đó thành mục tiêu cụ thể.
Ví dụ:
Nhu cầu: Nhân viên chưa biết khai thác dữ liệu để lập báo cáo.
Mục tiêu: Sau đào tạo, nhân viên có thể sử dụng các công cụ phù hợp để tổng hợp, phân tích và trình bày dữ liệu phục vụ công việc.
Hoặc:
Nhu cầu: Nhân viên chưa biết ứng dụng AI.
Mục tiêu: Nhân viên có thể xác định các nhiệm vụ phù hợp để sử dụng AI, viết yêu cầu hiệu quả và kiểm tra kết quả trước khi đưa vào công việc.
Cách xác định này giúp nội dung đào tạo tập trung vào năng lực cần đạt thay vì chỉ liệt kê danh sách kiến thức.
Khi nào doanh nghiệp không nên giải quyết vấn đề bằng đào tạo?
Đây là điểm thường bị bỏ qua khi xác định nhu cầu.
Không phải mọi khoảng cách về hiệu suất đều cần một chương trình đào tạo.
Nếu vấn đề xuất phát từ:
- Quy trình thiếu rõ ràng.
- Công cụ làm việc không phù hợp.
- Thiếu nhân sự.
- Mục tiêu không thực tế.
- Phân công công việc chưa hợp lý.
- Chính sách nội bộ chưa phù hợp.
thì đào tạo có thể không phải giải pháp chính.
Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân trước khi quyết định đầu tư vào chương trình đào tạo.
Xác định nhu cầu để xây dựng chương trình đào tạo phù hợp
Khi nhu cầu đã được xác định rõ, doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn nội dung, hình thức và phương pháp đào tạo.
Ví dụ:
| Nhu cầu | Nội dung phù hợp | Hình thức |
|---|---|---|
| Nhân viên mới chưa hiểu quy trình | Đào tạo hội nhập | Trực tiếp/online |
| Nhân viên thiếu kỹ năng chuyên môn | Đào tạo nghiệp vụ | Trực tiếp |
| Nhân sự cần sử dụng công nghệ mới | Đào tạo công cụ + thực hành | In-house |
| Quản lý cần nâng cao năng lực | Coaching + workshop | Kết hợp |
| Doanh nghiệp muốn ứng dụng AI | Đào tạo AI theo phòng ban | In-house |
Cách tiếp cận này giúp hoạt động đào tạo nhân sự doanh nghiệp gắn với nhu cầu thực tế thay vì triển khai theo một chương trình cố định cho tất cả nhân viên.
Đào tạo nhân sự doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế
Với những nhu cầu đặc thù, doanh nghiệp có thể lựa chọn chương trình đào tạo được xây dựng hoặc điều chỉnh theo mục tiêu riêng.
Ví dụ, cùng là đào tạo AI nhưng phòng Marketing có thể cần tập trung vào nghiên cứu, sáng tạo nội dung và phân tích dữ liệu. Trong khi đó, phòng Kinh doanh có thể quan tâm đến tìm kiếm thông tin, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ chăm sóc khách hàng.
Do đó, việc xác định nhu cầu theo từng phòng ban giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình sát với công việc hơn.
COLE hỗ trợ doanh nghiệp triển khai đào tạo theo nhu cầu
COLE cung cấp các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp trong những lĩnh vực như AI, Data và kỹ năng số. Nội dung có thể được điều chỉnh dựa trên đối tượng học viên, mục tiêu và yêu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc xác định vấn đề, năng lực còn thiếu và kết quả mong muốn, sau đó lựa chọn chương trình phù hợp.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp đào tạo nhân sự doanh nghiệp theo nhu cầu thực tế, có thể tìm hiểu thêm các chương trình đào tạo tại COLE.
