Doanh nghiệp tổ chức đào tạo không đồng nghĩa với việc nhân sự sẽ tạo ra thay đổi trong công việc. Một chương trình có thể được đánh giá tốt về nội dung nhưng vẫn không giải quyết đúng vấn đề nếu doanh nghiệp chưa xác định rõ nhân sự đang thiếu năng lực gì, thiếu ở mức nào và năng lực đó ảnh hưởng ra sao đến công việc. Đó là lý do đánh giá nhu cầu đào tạo cần được thực hiện trước khi lựa chọn khóa học, giảng viên hoặc nội dung đào tạo.
Thay vì bắt đầu bằng câu hỏi “Nhân sự nên học gì?”, doanh nghiệp nên bắt đầu từ câu hỏi “Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì và năng lực nào đang tạo ra khoảng cách?”
Nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp là gì?
Nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp là khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân sự và năng lực cần có để đáp ứng yêu cầu của vị trí hoặc mục tiêu kinh doanh.
Khoảng cách này có thể xuất hiện ở nhiều cấp độ.
Một nhân viên có thể biết cách sử dụng một công cụ nhưng chưa biết ứng dụng vào quy trình thực tế. Một Project Manager có thể hiểu các khái niệm quản lý dự án nhưng gặp khó khăn khi kiểm soát phạm vi và stakeholder. Một đội ngũ kinh doanh có thể sử dụng Excel tốt nhưng chưa có khả năng xây dựng báo cáo dữ liệu phục vụ quyết định.
Vì vậy, nhu cầu đào tạo không chỉ nằm ở việc thiếu kiến thức mà còn có thể liên quan đến kỹ năng, khả năng ứng dụng hoặc cách thức làm việc.
Vì sao doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu đào tạo?
Nếu không xác định nhu cầu trước, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng đào tạo theo xu hướng.
Ví dụ, doanh nghiệp triển khai đào tạo AI cho toàn bộ nhân sự vì AI đang được quan tâm. Tuy nhiên, nếu chương trình chỉ hướng dẫn công cụ mà không gắn với quy trình công việc, nhân sự có thể biết thêm một số công cụ nhưng hiệu quả công việc không thay đổi đáng kể.
Đánh giá nhu cầu đào tạo giúp doanh nghiệp:
- Xác định đúng khoảng cách năng lực.
- Ưu tiên những kỹ năng có tác động lớn đến công việc.
- Tránh đào tạo dàn trải.
- Thiết kế nội dung phù hợp với từng nhóm nhân sự.
- Gắn đào tạo với mục tiêu kinh doanh.
- Có cơ sở để đánh giá kết quả sau đào tạo.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể chuyển từ tư duy “tổ chức một khóa học” sang “giải quyết một vấn đề về năng lực”.
Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang có nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo không phải lúc nào cũng được thể hiện bằng một yêu cầu rõ ràng từ nhân sự.
Doanh nghiệp có thể nhận diện nhu cầu từ những vấn đề đang xuất hiện trong hoạt động hàng ngày.
Hiệu suất công việc chưa đạt kỳ vọng
Một nhóm nhân sự liên tục không đạt KPI có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Trong đó, thiếu năng lực là một khả năng cần được kiểm tra.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên mặc định mọi vấn đề về hiệu suất đều cần đào tạo.
Nếu nguyên nhân đến từ quy trình, công cụ, nguồn lực hoặc mục tiêu không phù hợp, đào tạo sẽ không giải quyết được vấn đề gốc.
Nhân sự sử dụng công cụ nhưng chưa khai thác hiệu quả
Đây là tình trạng phổ biến khi doanh nghiệp đầu tư phần mềm hoặc công nghệ mới.
Nhân sự có thể sử dụng những chức năng cơ bản nhưng chưa biết cách đưa công cụ vào quy trình thực tế.
Ví dụ, doanh nghiệp triển khai Power BI nhưng đội ngũ vẫn mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu thủ công trước khi tạo báo cáo.
Khi đó, nhu cầu đào tạo có thể nằm ở khả năng ứng dụng dữ liệu vào công việc, thay vì chỉ học cách sử dụng phần mềm.
Doanh nghiệp triển khai quy trình mới
Khi doanh nghiệp thay đổi quy trình, hệ thống hoặc phương pháp làm việc, năng lực hiện tại của nhân sự có thể không còn phù hợp.
Đào tạo giúp đội ngũ hiểu cách vận hành mới và rút ngắn thời gian thích nghi.
Nhân sự được bổ nhiệm vào vai trò mới
Một chuyên viên giỏi chuyên môn không nhất thiết đã có đầy đủ năng lực quản lý.
Khi được bổ nhiệm thành Project Manager, Team Leader hoặc quản lý cấp trung, họ có thể cần phát triển thêm các năng lực về lập kế hoạch, giao việc, quản lý rủi ro, giao tiếp và điều phối đội ngũ.
5 bước đánh giá nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh
Đào tạo nên bắt đầu từ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được.
Ví dụ:
- Rút ngắn thời gian xử lý công việc.
- Tăng năng suất đội ngũ.
- Chuẩn hóa quy trình.
- Cải thiện chất lượng báo cáo.
- Nâng cao khả năng quản lý dự án.
- Ứng dụng AI vào các hoạt động văn phòng.
Mục tiêu càng cụ thể, doanh nghiệp càng dễ xác định năng lực cần phát triển.
Bước 2: Xác định năng lực cần có
Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần làm rõ năng lực cần thiết để đạt mục tiêu đó.
Ví dụ, nếu mục tiêu là nâng cao năng lực quản lý dự án, nhóm năng lực có thể bao gồm:
- Lập kế hoạch.
- Quản lý phạm vi.
- Quản lý tiến độ.
- Quản lý nguồn lực.
- Quản trị rủi ro.
- Quản lý stakeholder.
Nếu mục tiêu là nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, năng lực có thể bao gồm xử lý dữ liệu, xây dựng dashboard, phân tích và trình bày insight.
Bước 3: Đánh giá năng lực hiện tại
Doanh nghiệp cần xác định nhân sự đang ở đâu so với mức năng lực mong muốn.
Có thể sử dụng:
- Đánh giá của quản lý.
- Bài kiểm tra năng lực.
- Phỏng vấn.
- Khảo sát nhân sự.
- Quan sát công việc.
- Đánh giá kết quả thực tế.
- Phân tích KPI.
Không nên chỉ dựa vào khảo sát “nhân sự muốn học gì”, bđởi nhu cầu cá nhân và nhu cầu năng lực của doanh nghiệp có thể không hoàn toàn giống nhau.
Bước 4: Xác định khoảng cách năng lực
Khoảng cách giữa năng lực hiện tại và năng lực mục tiêu chính là cơ sở quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo.
Có thể phân loại đơn giản:
Năng lực hiện tại → Khoảng cách → Năng lực mục tiêu
Từ đó, doanh nghiệp xác định nhóm nào cần đào tạo, cần đào tạo nội dung gì và mức độ ưu tiên ra sao.
Bước 5: Xác định ưu tiên đào tạo
Không phải mọi khoảng cách năng lực đều cần được xử lý cùng lúc.
Doanh nghiệp nên ưu tiên những năng lực có:
- Tác động trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh.
- Số lượng nhân sự cần phát triển lớn.
- Mức độ thiếu hụt cao.
- Tần suất sử dụng thường xuyên.
- Khả năng ứng dụng sau đào tạo rõ ràng.
Cách tiếp cận này giúp ngân sách đào tạo tập trung vào những vấn đề có giá trị thực tế hơn.
Đánh giá nhu cầu đào tạo không đồng nghĩa với khảo sát nhân sự
Một khảo sát có thể cho biết nhân sự muốn học AI, Excel, Power BI hoặc kỹ năng quản lý.
Nhưng điều đó chưa đủ để kết luận doanh nghiệp cần triển khai chương trình đào tạo nào.
Doanh nghiệp cần kết hợp nhu cầu của nhân sự, yêu cầu của vị trí và mục tiêu kinh doanh.
Ví dụ, nhân sự có thể muốn học một công cụ AI mới. Nhưng nếu vấn đề thực tế của phòng ban là mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo, chương trình đào tạo nên tập trung vào khả năng ứng dụng AI vào quy trình báo cáo thay vì chỉ giới thiệu nhiều công cụ.
Từ nhu cầu đào tạo đến chương trình đào tạo
Sau khi xác định khoảng cách năng lực, doanh nghiệp mới nên chuyển sang thiết kế chương trình.
Một chương trình đào tạo B2B có thể được xây dựng theo chuỗi:
Mục tiêu kinh doanh → Năng lực cần có → Khoảng cách hiện tại → Nội dung đào tạo → Thực hành → Đánh giá → Ứng dụng
Điều này giúp chương trình không bị tách khỏi công việc thực tế.
Chẳng hạn, thay vì chỉ đào tạo lý thuyết về quản lý dự án, doanh nghiệp có thể đưa chính một tình huống dự án của đội ngũ vào bài tập để người học thực hành lập kế hoạch, xác định rủi ro và xử lý thay đổi phạm vi.
Kết luận
Đánh giá nhu cầu đào tạo là bước nền tảng giúp doanh nghiệp xác định đúng vấn đề trước khi lựa chọn giải pháp đào tạo.
Một chương trình hiệu quả không nhất thiết là chương trình có nhiều nội dung nhất. Giá trị nằm ở việc nội dung đó có giải quyết đúng khoảng cách năng lực và giúp nhân sự ứng dụng tốt hơn vào công việc hay không.
Khi đã xác định được nhu cầu và khoảng cách năng lực, doanh nghiệp có thể tiếp tục xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu, vị trí và bối cảnh thực tế của đội ngũ.
