Chuyển đổi số không chỉ là việc doanh nghiệp đầu tư phần mềm, xây dựng hệ thống mới hay đưa dữ liệu lên môi trường số. Để công nghệ thực sự tạo ra giá trị, đội ngũ nhân sự cũng cần có khả năng sử dụng và khai thác các công cụ số trong công việc hằng ngày. Đây là lý do đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp ngày càng được nhiều tổ chức quan tâm. Digital Skills, hay kỹ năng số, bao gồm khả năng sử dụng công nghệ, dữ liệu, phần mềm và các nền tảng số để hoàn thành công việc hiệu quả. Tùy từng vị trí, kỹ năng cần thiết có thể rất khác nhau. Một nhân viên Marketing cần biết sử dụng công cụ phân tích và quản lý nội dung, trong khi nhân sự vận hành có thể cần thành thạo hệ thống quản lý công việc, dữ liệu và các công cụ cộng tác.
Vì vậy, đào tạo kỹ năng số cho doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc hướng dẫn một vài phần mềm. Mục tiêu quan trọng hơn là giúp nhân sự hình thành năng lực làm việc hiệu quả trong môi trường số.
Digital Skills là gì?
Digital Skills là tập hợp các kỹ năng giúp một cá nhân sử dụng công nghệ số để thực hiện công việc, giao tiếp, xử lý thông tin, quản lý dữ liệu và giải quyết vấn đề.
Ở mức cơ bản, kỹ năng số có thể bao gồm sử dụng email, công cụ văn phòng, nền tảng cộng tác trực tuyến và quản lý tài liệu.
Ở mức cao hơn, nhân sự có thể cần biết phân tích dữ liệu, sử dụng phần mềm chuyên môn, làm việc với các nền tảng tự động hóa hoặc khai thác AI để hỗ trợ công việc.
Điểm quan trọng là Digital Skills không phải một nhóm kỹ năng cố định. Khi công nghệ và cách thức làm việc thay đổi, yêu cầu về kỹ năng số cũng thay đổi theo.
Vì sao doanh nghiệp cần đào tạo Digital Skills?
Công nghệ thay đổi nhanh hơn khả năng thích ứng của nhân sự
Doanh nghiệp có thể liên tục đưa vào những công cụ mới nhưng nếu nhân sự không biết cách sử dụng, khoản đầu tư công nghệ khó tạo ra hiệu quả tương xứng.
Một hệ thống quản lý công việc chỉ phát huy giá trị khi nhân viên biết cập nhật thông tin. Một nền tảng phân tích dữ liệu chỉ thực sự hữu ích khi đội ngũ biết đọc và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ quyết định.
Do đó, năng lực công nghệ của nhân sự cần phát triển song song với quá trình đầu tư số hóa của doanh nghiệp.
Giảm khoảng cách kỹ năng số giữa các nhân sự
Trong cùng một doanh nghiệp, khả năng sử dụng công nghệ của nhân viên có thể rất khác nhau.
Có người nhanh chóng làm quen với công cụ mới, trong khi người khác vẫn phụ thuộc vào cách làm thủ công. Sự chênh lệch này có thể khiến quy trình bị gián đoạn và làm giảm hiệu suất chung.
Đào tạo tập trung giúp doanh nghiệp tạo ra mặt bằng năng lực số cơ bản, sau đó phát triển chuyên sâu theo từng nhóm vị trí.
Tăng năng suất làm việc
Một nhân sự có kỹ năng số tốt có thể xử lý thông tin nhanh hơn, phối hợp với đồng nghiệp thuận tiện hơn và khai thác tốt hơn những công cụ doanh nghiệp đang sử dụng.
Ví dụ, thay vì gửi nhiều phiên bản tài liệu qua email, đội ngũ có thể sử dụng nền tảng cộng tác để cùng chỉnh sửa một tài liệu. Thay vì tổng hợp báo cáo thủ công, nhân viên có thể sử dụng công cụ dữ liệu để tự động hóa một phần quá trình xử lý.
Những cải tiến nhỏ này khi được áp dụng trên quy mô toàn doanh nghiệp có thể tạo ra tác động đáng kể.
Nội dung đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp gồm những gì?
Một chương trình hiệu quả cần được xây dựng dựa trên đặc thù công việc thay vì chỉ tập trung vào danh sách công cụ.
Kỹ năng sử dụng công cụ văn phòng số
Đây là nền tảng đối với hầu hết nhân sự.
Nội dung có thể bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, trình bày, quản lý tài liệu trực tuyến và chia sẻ dữ liệu.
Tuy nhiên, đào tạo nên đi xa hơn việc hướng dẫn từng nút chức năng. Nhân viên cần biết cách sử dụng công cụ để giải quyết công việc nhanh và có hệ thống hơn.
Kỹ năng cộng tác trên môi trường số
Môi trường làm việc hiện đại đòi hỏi nhân sự có khả năng cộng tác thông qua nền tảng trực tuyến.
Nhân viên cần biết cách quản lý tài liệu chung, trao đổi công việc, theo dõi nhiệm vụ, tổ chức cuộc họp trực tuyến và chia sẻ thông tin đúng cách.
Đây là nhóm kỹ năng đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm dự án hoặc mô hình làm việc kết hợp.
Kỹ năng dữ liệu
Dữ liệu xuất hiện trong hầu hết hoạt động của doanh nghiệp.
Nhân sự không nhất thiết phải trở thành chuyên gia Data Analytics nhưng cần hiểu cách đọc, tổ chức và sử dụng dữ liệu phù hợp với công việc.
Một chương trình đào tạo có thể hướng dẫn nhân sự cách làm sạch dữ liệu cơ bản, sử dụng bảng tính, xây dựng báo cáo hoặc đọc các chỉ số quan trọng.
Kỹ năng sử dụng AI và công cụ số
AI đang trở thành một phần ngày càng phổ biến trong môi trường làm việc.
Nhân sự có thể sử dụng AI để hỗ trợ viết nội dung, tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu, xây dựng ý tưởng hoặc xử lý những tác vụ lặp lại.
Tuy nhiên, kỹ năng số không nên đồng nghĩa với việc biết càng nhiều công cụ AI càng tốt. Người học cần hiểu khi nào nên sử dụng AI, dữ liệu nào có thể đưa vào công cụ và cách kiểm tra kết quả.
Kỹ năng an toàn và bảo mật số
Khi công việc chuyển lên môi trường số, rủi ro liên quan đến dữ liệu cũng tăng lên.
Nhân sự cần biết cách quản lý mật khẩu, nhận diện email đáng ngờ, bảo vệ dữ liệu nội bộ, phân quyền tài liệu và sử dụng các nền tảng số an toàn.
Đây là một phần quan trọng nhưng đôi khi bị bỏ qua trong các chương trình đào tạo kỹ năng số.
Đào tạo Digital Skills theo từng phòng ban
Không phải tất cả nhân viên đều cần học cùng một nội dung.
Digital Skills cho Marketing
Marketing có thể cần kỹ năng quản lý nội dung, phân tích dữ liệu, sử dụng nền tảng quảng cáo, công cụ SEO, hệ thống quản lý khách hàng và AI hỗ trợ sáng tạo.
Chương trình nên tập trung vào những công cụ và quy trình mà đội ngũ Marketing thực sự sử dụng.
Digital Skills cho Sales
Sales có thể cần thành thạo CRM, quản lý dữ liệu khách hàng, công cụ giao tiếp trực tuyến, báo cáo bán hàng và các nền tảng hỗ trợ quy trình Sales.
Mục tiêu là giúp nhân viên giảm thời gian nhập liệu và quản lý thông tin, đồng thời có nhiều thời gian hơn cho hoạt động tư vấn khách hàng.
Digital Skills cho Nhân sự
HR có thể ứng dụng công nghệ trong tuyển dụng, quản lý nhân sự, đào tạo và truyền thông nội bộ.
Nhân sự cần hiểu cách sử dụng hệ thống HRM, quản lý tài liệu, công cụ khảo sát và nền tảng đào tạo trực tuyến.
Digital Skills cho Vận hành
Đối với vận hành, kỹ năng số thường gắn với quản lý quy trình, dữ liệu, phần mềm nghiệp vụ và công cụ cộng tác.
Doanh nghiệp nên tập trung vào những thao tác thường xuyên và các điểm gây mất thời gian trong quy trình hiện tại.
Lộ trình triển khai đào tạo Digital Skills
Bước 1: Đánh giá năng lực hiện tại
Doanh nghiệp cần xác định nhân sự đang sử dụng công nghệ ở mức nào.
Có thể thực hiện khảo sát, bài kiểm tra hoặc phỏng vấn theo từng nhóm vị trí.
Bước 2: Xác định khoảng cách kỹ năng
Sau khi có dữ liệu, doanh nghiệp xác định những kỹ năng còn thiếu và những năng lực cần ưu tiên.
Không phải mọi kỹ năng đều cần đào tạo cùng lúc.
Bước 3: Xây dựng chương trình theo vai trò
Nội dung nên được chia theo nhóm nhân sự để đảm bảo tính thực tế.
Nhân viên Marketing không nhất thiết phải học toàn bộ nội dung giống nhân viên vận hành.
Bước 4: Thực hành trên tình huống thực tế
Đây là bước giúp kiến thức chuyển thành kỹ năng.
Thay vì chỉ nghe giảng, học viên nên thực hành bằng dữ liệu, quy trình hoặc tình huống gần với công việc.
Bước 5: Đánh giá sau đào tạo
Doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng ứng dụng sau chương trình.
Có thể đánh giá thông qua bài tập, mức độ sử dụng công cụ hoặc thời gian hoàn thành một số công việc.
Làm thế nào để lựa chọn chương trình đào tạo Digital Skills?
Doanh nghiệp nên ưu tiên chương trình có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu thay vì sử dụng một nội dung cố định cho mọi tổ chức.
Một chương trình phù hợp nên có ba yếu tố: đúng nhu cầu – sát công việc – có khả năng áp dụng.
Bên cạnh kiến thức, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến hình thức đào tạo, trình độ giảng viên, thời lượng thực hành và khả năng hỗ trợ sau đào tạo.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số, nội dung đào tạo nên được liên kết với những công nghệ mà tổ chức đang triển khai.
Đào tạo Digital Skills không chỉ là học công cụ
Một trong những sai lầm phổ biến là đồng nhất kỹ năng số với khả năng sử dụng phần mềm.
Biết sử dụng một công cụ chưa có nghĩa là nhân sự có năng lực số tốt.
Digital Skills còn bao gồm khả năng lựa chọn công cụ phù hợp, tìm kiếm và đánh giá thông tin, xử lý dữ liệu, cộng tác trực tuyến, bảo vệ thông tin và thích ứng với công nghệ mới.
Vì vậy, mục tiêu của đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp không nên là giúp nhân viên ghi nhớ càng nhiều chức năng càng tốt. Mục tiêu là xây dựng khả năng sử dụng công nghệ để giải quyết vấn đề trong công việc.
Digital Skills là nền tảng cho quá trình chuyển đổi số
Một doanh nghiệp có thể đầu tư vào nhiều nền tảng công nghệ nhưng nếu đội ngũ không có đủ năng lực sử dụng, quá trình chuyển đổi số sẽ khó đạt hiệu quả như kỳ vọng.
Ngược lại, khi nhân sự có nền tảng kỹ năng số tốt, việc tiếp nhận những công nghệ mới sẽ thuận lợi hơn.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ những kỹ năng cơ bản, sau đó phát triển theo từng nhóm chức năng và tiếp tục cập nhật khi công nghệ thay đổi.
Đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp vì vậy không nên được xem là một khóa học ngắn hạn. Đây là quá trình phát triển năng lực liên tục, giúp đội ngũ thích ứng với môi trường làm việc ngày càng số hóa và khai thác tốt hơn những công nghệ mà doanh nghiệp đang đầu tư.
