Trí tuệ nhân tạo (AI) đang dần trở thành một công cụ hỗ trợ quen thuộc trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp. Từ viết nội dung, phân tích dữ liệu, chăm sóc khách hàng đến tự động hóa các công việc lặp lại, AI có thể giúp nhân sự xử lý công việc nhanh hơn và dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ cần tư duy. Tuy nhiên, việc doanh nghiệp sở hữu nhiều công cụ AI không đồng nghĩa với việc nhân sự có thể khai thác chúng hiệu quả. Nếu không biết cách lựa chọn công cụ, xây dựng quy trình và kiểm soát kết quả, AI có thể chỉ được sử dụng ở mức thử nghiệm.
Đó là lý do đào tạo ứng dụng AI ngày càng được doanh nghiệp quan tâm. Thay vì chỉ tìm hiểu AI là gì, nhân sự cần được hướng dẫn cách đưa công nghệ này vào chính công việc hằng ngày.
Vì sao doanh nghiệp nên đào tạo ứng dụng AI?
AI có thể hỗ trợ nhiều công việc khác nhau nhưng mỗi vị trí lại có nhu cầu sử dụng khác nhau. Nhân viên marketing có thể cần AI để nghiên cứu và xây dựng nội dung, trong khi bộ phận kinh doanh có thể quan tâm đến việc phân tích thông tin khách hàng hoặc hỗ trợ chuẩn bị tài liệu.
Nếu toàn bộ nhân sự chỉ được hướng dẫn những kiến thức AI chung chung, khả năng ứng dụng vào công việc có thể không cao.
Đào tạo ứng dụng AI giúp doanh nghiệp chuyển trọng tâm từ “biết về AI” sang “biết cách sử dụng AI để giải quyết công việc”.
Một chương trình phù hợp có thể giúp nhân sự:
- Hiểu những khả năng và giới hạn của AI.
- Lựa chọn công cụ phù hợp với công việc.
- Viết yêu cầu cho AI rõ ràng hơn.
- Kiểm tra và chỉnh sửa kết quả do AI tạo ra.
- Xây dựng quy trình kết hợp AI với công việc hiện tại.
- Tiết kiệm thời gian đối với những nhiệm vụ lặp lại.
AI có thể hỗ trợ những công việc nào trong doanh nghiệp?
Phạm vi ứng dụng AI phụ thuộc vào ngành nghề và đặc thù từng doanh nghiệp. Một số nhóm công việc phổ biến có thể đưa AI vào hỗ trợ gồm:
Marketing và nội dung
AI có thể hỗ trợ nghiên cứu chủ đề, xây dựng ý tưởng, viết bản nháp, phân tích nội dung hoặc phát triển kế hoạch truyền thông.
Tuy nhiên, nhân sự vẫn cần kiểm tra thông tin, điều chỉnh giọng điệu và đảm bảo nội dung phù hợp với thương hiệu.
Kinh doanh
Nhân viên kinh doanh có thể sử dụng AI để hỗ trợ chuẩn bị email, tổng hợp thông tin khách hàng, xây dựng kịch bản trao đổi hoặc phân tích dữ liệu bán hàng.
AI đóng vai trò hỗ trợ xử lý thông tin, còn quyết định cuối cùng vẫn cần dựa trên dữ liệu và đánh giá của con người.
Chăm sóc khách hàng
AI có thể hỗ trợ xây dựng câu trả lời, phân loại câu hỏi thường gặp và tạo cơ sở dữ liệu nội dung cho hoạt động chăm sóc khách hàng.
Với những vấn đề phức tạp hoặc cần xử lý theo chính sách riêng, nhân sự vẫn cần trực tiếp kiểm tra và phản hồi.
Hành chính và văn phòng
Các công việc như soạn thảo văn bản, tóm tắt tài liệu, lập danh sách công việc hoặc tổng hợp thông tin có thể được AI hỗ trợ.
Đây là nhóm ứng dụng tương đối dễ tiếp cận và phù hợp để nhân sự bắt đầu làm quen với AI.
Phân tích dữ liệu
AI có thể hỗ trợ nhân sự xử lý, diễn giải hoặc tìm kiếm thông tin từ dữ liệu, tùy thuộc vào công cụ và hệ thống doanh nghiệp đang sử dụng.
Đối với những dữ liệu quan trọng, doanh nghiệp cần có quy trình kiểm tra và bảo mật rõ ràng trước khi đưa dữ liệu vào các công cụ AI.
Đào tạo AI không nên chỉ tập trung vào công cụ
Một trong những vấn đề khi triển khai đào tạo AI là quá tập trung vào việc giới thiệu nhiều công cụ.
Thị trường AI thay đổi nhanh, một công cụ có thể được cập nhật hoặc thay thế trong thời gian ngắn. Nếu chương trình chỉ hướng dẫn cách sử dụng một danh sách công cụ cụ thể, kiến thức của nhân sự có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.
Thay vào đó, doanh nghiệp nên tập trung vào những năng lực có tính lâu dài như:
- Xác định công việc phù hợp để ứng dụng AI.
- Viết yêu cầu và hướng dẫn AI hiệu quả.
- Kiểm tra độ chính xác của kết quả.
- Kết hợp AI với quy trình làm việc.
- Bảo mật dữ liệu khi sử dụng AI.
- Đánh giá chất lượng đầu ra.
- Xây dựng thói quen sử dụng AI có trách nhiệm.
Khi nắm được nguyên tắc, nhân sự sẽ dễ dàng thích nghi với những công cụ AI mới.
Đào tạo AI theo từng phòng ban
Không nên áp dụng một nội dung đào tạo giống nhau cho toàn bộ doanh nghiệp nếu nhu cầu của các phòng ban khác nhau.
Ví dụ:
| Bộ phận | Một số nội dung có thể đào tạo |
|---|---|
| Marketing | Nghiên cứu, sáng tạo nội dung, phân tích và tối ưu nội dung |
| Kinh doanh | Soạn email, chuẩn bị kịch bản, tổng hợp thông tin khách hàng |
| Nhân sự | Xây dựng mô tả công việc, tổng hợp hồ sơ, hỗ trợ tài liệu |
| Chăm sóc khách hàng | Xử lý câu hỏi, xây dựng kịch bản phản hồi |
| Quản lý | Tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định |
| Hành chính | Soạn thảo, tóm tắt và xử lý tài liệu |
Cách tiếp cận này giúp nội dung đào tạo gần với công việc thực tế hơn và tạo điều kiện để nhân sự áp dụng ngay sau chương trình.
Học AI cần đi cùng thực hành
AI là nhóm kiến thức có tính ứng dụng cao. Vì vậy, một chương trình đào tạo chỉ tập trung vào lý thuyết sẽ khó giúp nhân sự hình thành thói quen sử dụng.
Doanh nghiệp có thể đưa những tình huống thực tế vào chương trình như:
- Viết một email công việc bằng AI.
- Tóm tắt một tài liệu dài.
- Xây dựng nội dung từ một brief.
- Phân tích một bảng dữ liệu.
- Tạo quy trình xử lý công việc có AI hỗ trợ.
- So sánh kết quả trước và sau khi ứng dụng AI.
Việc thực hành trên những nhiệm vụ quen thuộc giúp học viên hiểu rõ AI có thể hỗ trợ ở đâu và đâu là những công việc vẫn cần con người kiểm soát.
Những lưu ý khi đào tạo ứng dụng AI
Bên cạnh khả năng nâng cao năng suất, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến những rủi ro khi sử dụng AI.
Kiểm soát thông tin đầu ra
AI có thể tạo ra thông tin không chính xác hoặc thiếu bối cảnh. Vì vậy, nhân sự cần có thói quen kiểm tra trước khi sử dụng kết quả.
Bảo mật dữ liệu
Không nên đưa thông tin mật, dữ liệu khách hàng hoặc những tài liệu nội bộ quan trọng vào công cụ AI khi chưa xác định rõ chính sách bảo mật và quyền sử dụng dữ liệu.
Xác định rõ phạm vi sử dụng
Không phải công việc nào cũng cần AI. Doanh nghiệp nên ưu tiên những nhiệm vụ có tính lặp lại, tốn thời gian hoặc có thể được AI hỗ trợ mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Con người vẫn giữ vai trò kiểm soát
AI nên được xem là công cụ hỗ trợ thay vì thay thế hoàn toàn khả năng đánh giá của nhân sự. Những quyết định quan trọng vẫn cần được kiểm tra và chịu trách nhiệm bởi con người.
Làm thế nào để xây dựng chương trình đào tạo AI hiệu quả?
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ một quy trình tương đối đơn giản.
Bước 1: Xác định nhu cầu
Khảo sát những công việc đang mất nhiều thời gian hoặc có thể cải thiện bằng AI.
Bước 2: Xác định nhóm nhân sự
Phân loại theo phòng ban, vị trí và trình độ sử dụng công nghệ.
Bước 3: Xây dựng nội dung
Lựa chọn những kiến thức và công cụ liên quan trực tiếp đến công việc.
Bước 4: Tổ chức thực hành
Sử dụng tình huống và nhiệm vụ thực tế thay vì chỉ giới thiệu lý thuyết.
Bước 5: Đánh giá kết quả
Theo dõi khả năng ứng dụng của nhân sự sau chương trình.
Bước 6: Tiếp tục cập nhật
AI thay đổi nhanh nên doanh nghiệp cần cập nhật kiến thức và quy trình sử dụng theo thời gian.
COLE cung cấp đào tạo AI theo nhu cầu doanh nghiệp
Với doanh nghiệp muốn đưa AI vào hoạt động thực tế, COLE cung cấp chương trình đào tạo theo nhu cầu, tập trung vào AI, Data và kỹ năng số.
Nội dung có thể được điều chỉnh theo đối tượng học viên, mục tiêu và đặc thù công việc của từng doanh nghiệp. Thay vì chỉ giới thiệu công cụ, chương trình hướng đến việc giúp nhân sự hiểu cách ứng dụng AI vào những nhiệm vụ cụ thể.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về đào tạo doanh nghiệp tại COLE để lựa chọn chương trình phù hợp với nhu cầu phát triển đội ngũ.
Kết luận
Đào tạo ứng dụng AI không chỉ giúp nhân sự làm quen với những công nghệ mới mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp từng bước đưa AI vào quy trình làm việc.
Để đạt hiệu quả, chương trình nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế, phân loại theo từng nhóm nhân sự và kết hợp giữa kiến thức với thực hành. Đồng thời, doanh nghiệp cần chú trọng đến kiểm soát thông tin, bảo mật dữ liệu và trách nhiệm của con người trong quá trình sử dụng AI.
Khi được triển khai đúng cách, AI có thể trở thành một công cụ hỗ trợ hữu ích, giúp nhân sự giảm bớt những công việc lặp lại và tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ cần tư duy, sáng tạo và ra quyết định.
