Excel vẫn là một trong những công cụ quen thuộc nhất khi doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu. Từ theo dõi doanh thu, quản lý khách hàng đến lập báo cáo định kỳ, nhiều phòng ban vẫn xây dựng quy trình làm việc dựa trên bảng tính. Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi số lượng dữ liệu tăng lên, nhiều phòng ban cùng sử dụng dữ liệu hoặc doanh nghiệp cần cập nhật báo cáo liên tục. Lúc này, câu hỏi không còn là Excel có tốt hay không, mà là phương pháp quản lý dữ liệu hiện tại có còn phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp hay không.
Đây cũng là bối cảnh khiến đào tạo Power BI cho doanh nghiệp trở thành một hướng được nhiều đội ngũ quan tâm khi muốn nâng cao năng lực phân tích và trực quan hóa dữ liệu.
Excel bắt đầu gặp hạn chế ở đâu?
Excel không phải công cụ kém hiệu quả. Với những bài toán nhỏ, dữ liệu có cấu trúc đơn giản và số lượng người sử dụng hạn chế, Excel vẫn đáp ứng tốt.
Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp sử dụng Excel cho những bài toán ngày càng phức tạp.
Một báo cáo có thể lấy dữ liệu từ nhiều file khác nhau. Nhân sự phải sao chép dữ liệu, kiểm tra công thức, cập nhật bảng tổng hợp rồi gửi lại cho các bên liên quan.
Khi một con số trong báo cáo thay đổi, người dùng phải xác định xem những bảng nào bị ảnh hưởng.
Nếu nhiều người cùng xử lý một file, nguy cơ sai công thức, trùng dữ liệu hoặc sử dụng những phiên bản khác nhau cũng tăng lên.
Khi đó, thời gian dành cho việc chuẩn bị dữ liệu có thể lớn hơn thời gian dành cho việc phân tích dữ liệu.
Dấu hiệu doanh nghiệp cần thay đổi cách làm báo cáo
Không phải cứ sử dụng Excel là cần chuyển sang Power BI.
Doanh nghiệp có thể xem xét thay đổi khi xuất hiện một số vấn đề mang tính hệ thống.
Ví dụ, một báo cáo mất nhiều giờ hoặc nhiều ngày để cập nhật mỗi kỳ. Các phòng ban sử dụng những phiên bản dữ liệu khác nhau. Quản lý muốn xem báo cáo theo nhiều chiều nhưng mỗi lần thay đổi yêu cầu lại phải xử lý thủ công.
Một dấu hiệu khác là dữ liệu đã được lưu trữ ở nhiều hệ thống như CRM, ERP, website, phần mềm bán hàng hoặc các file nội bộ nhưng chưa có một cách nhìn tổng hợp.
Khi những vấn đề này xuất hiện thường xuyên, doanh nghiệp không chỉ cần một công cụ tạo biểu đồ mà cần một cách tiếp cận tốt hơn đối với mô hình dữ liệu và báo cáo quản trị.
Power BI thay đổi quy trình báo cáo như thế nào?
Power BI có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu, thực hiện các bước xử lý và xây dựng mô hình để phục vụ việc phân tích.
Thay vì mỗi lần báo cáo đều bắt đầu lại từ một file Excel, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống dữ liệu và Dashboard theo cấu trúc đã thiết kế.
Khi dữ liệu được cập nhật, báo cáo có thể được làm mới theo quy trình phù hợp.
Điều này giúp giảm một phần các thao tác thủ công và quan trọng hơn là tạo ra một cách nhìn thống nhất về dữ liệu.
Ví dụ, thay vì mỗi phòng kinh doanh tự tính doanh thu theo một công thức khác nhau, doanh nghiệp có thể xây dựng cách xác định KPI thống nhất trong hệ thống báo cáo.
Power BI không thay thế tư duy phân tích
Chuyển từ Excel sang Power BI không có nghĩa là mọi vấn đề về dữ liệu sẽ tự động được giải quyết.
Nếu dữ liệu đầu vào không chính xác, mô hình dữ liệu được thiết kế sai hoặc KPI không được định nghĩa rõ ràng thì Dashboard vẫn có thể đưa ra thông tin không phù hợp.
Do đó, đào tạo Power BI cho doanh nghiệp cần đi cùng với kiến thức về dữ liệu.
Nhân sự phải hiểu nguồn dữ liệu, mối quan hệ giữa các bảng, cách tính chỉ số và mục tiêu của Dashboard.
Công cụ chỉ là một phần. Tư duy dữ liệu mới quyết định báo cáo có tạo ra giá trị hay không.
Một Dashboard tốt bắt đầu từ câu hỏi quản trị
Một lỗi phổ biến khi xây dựng Dashboard là bắt đầu bằng việc lựa chọn biểu đồ.
Doanh nghiệp có thể hỏi:
“Biểu đồ nào đẹp?”
“Dashboard nên có bao nhiêu biểu đồ?”
Nhưng câu hỏi quan trọng hơn là:
“Người quản lý cần biết điều gì để đưa ra quyết định?”
Một Dashboard bán hàng có thể cần trả lời doanh thu hiện tại so với mục tiêu, khu vực nào đang tăng trưởng, sản phẩm nào đang giảm và nguyên nhân biến động nằm ở đâu.
Một Dashboard Marketing có thể cần cho thấy chi phí, số lượng lead, tỷ lệ chuyển đổi và hiệu quả của từng kênh.
Khi câu hỏi quản trị được xác định trước, dữ liệu và cách trực quan hóa mới có cơ sở để lựa chọn.
Đào tạo Power BI nên bắt đầu từ bài toán thực tế
Một khóa học Power BI có thể hướng dẫn rất nhiều tính năng, nhưng nếu học viên không biết áp dụng vào công việc thì khả năng ghi nhớ và sử dụng sau đào tạo sẽ hạn chế.
Doanh nghiệp có thể xây dựng bài thực hành dựa trên dữ liệu thực tế của từng phòng ban.
Nhân sự Sales có thể xây dựng Dashboard doanh thu.
Marketing có thể phân tích dữ liệu chiến dịch.
Quản lý có thể xây dựng hệ thống KPI.
Đội ngũ Data có thể thực hành mô hình hóa dữ liệu và DAX.
Khi dữ liệu gần với công việc, học viên không chỉ học cách làm Dashboard mà còn hiểu vì sao Dashboard cần được thiết kế như vậy.
Chuyển sang Power BI không có nghĩa phải bỏ Excel
Excel và Power BI có thể tồn tại song song trong doanh nghiệp.
Excel vẫn phù hợp với những tác vụ xử lý dữ liệu nhanh, tính toán cá nhân hoặc những bài toán nhỏ.
Power BI phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, xây dựng Dashboard và cung cấp góc nhìn dữ liệu cho nhiều nhóm người dùng.
Vì vậy, mục tiêu của đào tạo Power BI cho doanh nghiệp không nhất thiết là loại bỏ Excel.
Mục tiêu thực tế hơn là giúp nhân sự biết khi nào nên sử dụng Excel, khi nào nên sử dụng Power BI và cách kết hợp hai công cụ trong quy trình làm việc.
Cole đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng năng lực Power BI
Cole triển khai chương trình đào tạo Power BI cho doanh nghiệp theo hướng kết hợp giữa kỹ năng công cụ, tư duy dữ liệu và bài toán quản trị thực tế.
Nội dung có thể được thiết kế từ xử lý dữ liệu, mô hình hóa, DAX đến xây dựng Dashboard và phân tích theo nhu cầu của từng phòng ban.
Nếu doanh nghiệp đang phụ thuộc nhiều vào báo cáo Excel thủ công và muốn xây dựng năng lực phân tích dữ liệu cho đội ngũ, hãy liên hệ Cole để được tư vấn chương trình Power BI phù hợp.
